Als organisatie wil je natuurlijk uitblinken binnen jouw branche. Je wilt zo rendabel mogelijk zijn, kwaliteit leveren, klantverwachtingen overtreffen en efficiënt werken. Dat laatste gaat jammer genoeg niet altijd even goed. Het gaat hierbij niet om dat je harder werkt, maar dat je slimmer werkt. Er zijn genoeg mogelijkheden om efficiënt werken te stimuleren. In deze blog geven we je een aantal tips.
Digitaliseer systemen
Voor het digitaliseren van de systemen heb je de juiste combinatie van software en hardware nodig. Denk bijvoorbeeld aan het EDIFACT formaat. Dit is een berichten formaat om internationale standaard te bieden voor het uitwisselen van documenten tussen verschillende organisaties. Dit gaat door middel van elektronische berichten en het standaard bestaat uit een grote set van bericht beschrijvingen. Op deze manier versnel je de transacties.
Maak een duidelijk overzicht
Het is ontzettend belangrijk om een duidelijk overzicht te maken van je hoofdaandachtsgebieden. Inventariseer vervolgens hoeveel tijd je er per week aan besteedt. Wat zou je willen veranderen zodat je efficiënter werkt? Denk bijvoorbeeld aan het beter verdelen van de taken in je team, of misschien moet je het wel uitbesteden. Wanneer je dit overzicht duidelijk in kaart hebt gebracht, maak je deze beslissing heel eenvoudig. Je weet namelijk waar er ruimte ligt en waar er minder ruimte ligt. Overzicht zorgt voor efficiëntie.
Houd aandacht voor je doelen
Er is natuurlijk niets leuker dan het vieren van behaalde doelen. Daarvoor is het wel belangrijk om de aandacht te houden op deze doelen en stuur deze bij. Maak je strategische planning concreet in alle projecten, extra aandachtsgebieden voor mensen in je team en werkgroepen. Verdeel deze vervolgens in de tijd zodat je per kwartaal, of per maand, met elkaar kijkt waar je staat en wat de volgende stap wordt. Door steeds bezig te zijn met je planning werk je efficiënter omdat je weet waar je staat en waar je naartoe werkt.
Leer ook nee zeggen
Neem nooit te veel hooi op je vork. Het is natuurlijk best lastig om soms ‘nee’ te zeggen, want een nieuw verzoek betekent dat je goed bezig bent. Maar het werk zal zich op deze manier blijven opstapelen en op een gegeven moment is er geen genoeg tijd om opdrachten af te krijgen. Vind je het moeilijk om ‘nee’ te zeggen? Vraag dan om bedenktijd en kom met een alternatief voorstel om deze persoon alsnog te helpen. Op deze manier zeg je niet direct ‘nee’ en zorg je dat je de klant ook tevreden houdt.